英国では社員のプライベートな生活は職場にまで延長すると看做され、職場においてもプライバシーは保護されていると聞きますが、会社がシステム上の社員の外部とのメール交信の内容を定期的にチェックすることは合法なのでしょうか？
現行データ保護法の許では社員のメールも個人情報として保護の対象となり、ご質問のようなチェックは正当な理由の存在する場合、かつ正当な方法によってのみ許されます。
個 人メールには会社の事業や社会的立場に影響を与える事由が含まれている可能性があり、会社を守る目的での内容の定期的チェックを行なうことは正当な理由と 認められますが、チェックを正当なものとするには会社が事前に社員にチェックへの同意を得ておくこと、またチェックの範囲が合理的であること他が必要で す。
この条件を満たすべくチェックについて明記した社内電子メール・ポリシーを作成し、その内容を社員に浸透させておくことをお勧めします。